仕事柄、タスクが一度に大量に飛んでくることが多い。記憶だけではどうしようない状況になる。
そこで考えるのが、タスク管理方法である。
いかにタスクを忘れずに、漏れなくこなしていくか。
ちなみに言うと、僕自身はやらなくていいことは、基本やらないという方針でいる。優先順位が低く、重要度も低いタスクはやる意味がない。
できるだけ重要タスクだけに集中できる環境をつくり、それに特化したい。だから、タスクを漏れなくこなすことも、全部を片付けてしまうことも必要ない。
だがしかし…僕の今やっている仕事の性質上、どうしても漏れなくスピーディーにタスクを全て完遂することが求められる。そうなると、どうしてもその整理方法を編み出す必要に迫られるのだ。
管理方法を選定するにあたって、大切にしたことは3つの点。
・手間がかからない
・シンプルであること
・二重管理にならないこと
どれも似ているけど、言ってしまえば、「面倒くさがりの僕でも継続できる」もの。
それが何よりも最優先事項である。
では、実際に僕が試してみたタスク管理方法を順を追って紹介したい。
タスク管理でやったことを順番に書いてみる
１．Googleカレンダーに全部書く
まずやったのが、普段スケジュールを管理するために使っているGoogleカレンダーに、しなければいけないことをどんどん加えていくことだった。
スケジュール管理とタスク管理は重複する部分が多いので、管理の二度手間を防ぎたいというのが理由。とにかく最少のツールだけに絞りたかった。（じゃないと継続できない）
時間が決まってないものはとりあえず、各日にち欄上部にある時間外部分につっこむ。急ぎで忘れてはいけないタスクは、その日の空き時間部分に書いておく。
覚えておくべきタスク量が少なければ、正直このやり方で十分まわる。
ただ、タスクが増えればこのやり方は無理が生じてくる。タスクがヘッダー部分に山積みになるし、今日タスクを完了できなければ、そのタスクを別日へわざわざ移動させるor再度予定を作成するという手間が生じる。
その為、Googleカレンダーでのスケジュール管理は継続しているものの、タスク管理は別でやることになった。
２．GoogleスプレッドシートでTodoリストをつくる
次にトライしたのは、Googleスプレッドシートでのタスク管理だ。
フォーマットを作成し、ちょっとしたTodoリストをつくった。
できるだけ入力や編集の手間をかけたくないので、できるだけ自動化できるようにフォーマットはちょっと工夫を加えた。（あと色合いとかもこだわったv）
そこで便利なのが、条件付き書式設定だ。
ある条件を指定しておけば、セルに文字を入力するとか何かのアクションをすると、それに合わせて自動的に書式変更を行ってくれる機能。
普段あまり使うことがないかもしれないが、覚えればめちゃくちゃ簡単な機能なので、ぜひ使ってみていただきたい。
で、実際にやったことは、以下のようなもの。
・タスクが完了したものはチェックをつければその行がグレー化するようにする。
・緊急のものや重要度が高いものについては、重要度や緊急度の項目にチェックをつけると赤色に行のセルに変色しアラートを出す
・期日が近づいてくると、徐々に緊急度が高い色合いにセルが変色する（3日前は黄色、1日前はオレンジ、期限過ぎたものは赤）
これだけしておくだけで、かなりタスク管理らしくなる。
このフォーマットは意外と便利だった。PCでの入力もしやすいし、ブラウザも別タブに飛べばすぐに見れる。他のメンバーとのリスト共有も楽だった。
しばらくこのシートで落ち着いたが、しかし途中から継続が難しくなった。
まず、外出時などのスマホでのチェックが面倒なこと。一応スプレッドシートアプリから閲覧や修正も可能だが、やはり見づらい。。
さらに、他のメンバーと共有が簡単なことは良いものの、全部のタスク一覧が共有されてしまうので、プライベートで覚えておきたいことなどが記載できず、別管理となってしまう。そうすると、結局二箇所での管理となってしまい、手間が増える。
また、完了したタスクの行は非表示化することで、見やすい状態を保つようにしていたが、後からタスクを振り返る際に再度表示させ、また非表示化させる、という作業が意外と面倒だった。
このようにして、手作りTodoリストは愛着はあったものの、別の方法を考えることとなった。
３．紙に書く
まわりまわって、次に試したのは、完全アナログな昔ながらのタスク管理手段。
"The 紙"ベースでの管理である。
ペーパーレス化が謳われ、デジタル化の時代、そしてWebマーケに関わっている人間なるも、完全に時代の潮流を無視したやり方をやってみた。
紙でのタスク管理の方法はいたってシンプルである。
白紙のA4に、マジックペンでタスクを箇条書きにドンドン書いていく。そして、完了したものは、びゅんっ！と横線を入れて、タスクを抹消する。
実はこのタスクを消す作業が快感になる。タスクを完了させた実感がハンパない。
デジタル画面でタスクを消しても、「単純に項目が削除された」「作業が減ったな」くらいにしか思わないのだが、マジックペンでシュッとタスクをつぶすと、なんとも言えない達成感を感じることができる。
この方法はぜひ一度試していただきたい。僕のようにタスクをこなすことに達成欲を感じてしまう変態の方なら、ハマること間違いなしだ。
ちなみに、使うマジックペンにもこだわりたい。
マッキーや細字のマジックは硬すぎるのであまりオススメではない。また、下に滲んでしまう恐れもある。
そこで、僕がおすすめしたいのは、ぺんてるのサインペン。
コンビニでもどこでも売っているが、このペンが一番最高だ。
とにかく書きやすく、タスクを消す際の”シュッと感”も良い。そして安い。
紙でのタスク管理を試してみるなら、アイテムにはぜひこだわっていただきたい。
また、A4の用紙は一枚ずつバラバラだと持ち歩きも大変なので、5枚くらいを束にして、左上部分をホッチキスで止めておく。そうすれば超薄型のタスク帳の完成である。
また、重要なもの、優先度が高いものは項目の前に☆印をつけたり、赤で◯をしておくなど、目立つようにしておけば、埋もれてしまうこともない。期日が重要なものはタスクの後ろに期日も書いておけばいい。
そして、そのタスク帳を退社時に自分のデスクの上においておく。
そうすれば、朝出社した際に一番に目がつく。そして、その日にしなければならない業務がすぐにわかる。という寸法だ。こんなタスク管理をしている人は社内にはまずいないだろうから、目立ってはしまうかもしれないが、そんなことは気にせず、むしろタスクを共有している気持ちで堂々とさらしておけばいい。
この方法をやめてしまった理由は、単純にタスク共有が増えたことと、社外で作業することが多くなったことの二つである。チームでプロジェクトを進めるにあたって、さすがに紙ベースでの管理には限界があった。紙を破いて交換し合うわけにもいかない。
また、社外に持って出るのもあまりオススメはできない。
まめな方なら良いかもしれないが、カフェや移動中に作業しているときに、一々紙をカバンから取り出し、メモすることも手間だし、カバンに入れてしまうと、帰社してからタスク帳を取り出すことを忘れてしまう。そして、ちょっとした面倒という気持ちが生じてしまうと、カバンの中に眠り続け、タスク漏れが発生し始めると、もはやタスク帳がタスク管理ツールとして機能しなくなってしまうのである。
しかし、振り返ってみても、この紙でのタスク帳作戦が、個人のタスクを管理する面で一番良いのではないかと、今書いていて思う。
そろそろ再び戻っても良いかもしれないと思う今日この頃だ。
４．クラウドタスク管理ツールを使う
そして再びデジタルに舞い戻り試したものは、クラウド型のタスク管理ツールである。
結局トレンドに乗ったんかーい、というツッコミはなしでお願いしたい。もちろん、トレンドに乗った部分は否めないが。2割くらい。いや、8割くらい。
昨今、タスク管理ツールは山のようにあり、選定には事欠かない。というかむしろ多すぎて何を選べば良いのかわからないというのが事実だ。
実際僕も色々試してみた。
・Trello
・Nozbe
・Todoist
…
とまぁ、書き出したら結構でてくる。どれも使いやすくはあるのだけれど、なんかしっくり来ない。帯に短し、タスキに長しではないが、個人的にしっくり来るものが見つからないでいた。
そんなときに、ついに見つけたのが「Wunderlist」である。
Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 - App of the Year!
他のツールと大きく異なるわけではないのだが、こいつが何とも使いやすい。
シンプルでいて、かゆいところに手が届くような機能もさり気なく備わっているという気遣い。その設計にユーザー(僕)への優しさを感じずにはいられない。
PCのUIもスマートだし、アプリもあるので、スマホからも容易に編集・確認ができる。
また、タスクの一部を他人と共有することも簡単である。細かなメモも詳細欄に記載することができる。
ここではWunderlistの使い方を説明するのが趣旨ではないので、具体的な操作方法や機能説明については別のブログにお譲りする。
とにかく今はこのツールに落ち着き、毎日快適に仕事をしている。個人的なメモも全部ここに集約しているので、情報がちらばることもなくて管理が楽だ。
ちなみに念の為言っておくが、僕はWunderlistのまわし者じゃない。でも数々のタスク管理を試してみた僕が、楽に継続でき、むしろ無くては困るくらいになっている今日この頃である。
自分に合う"タスク管理"を見つける最善の方法
以上から、個人的な管理であれば紙でのアナログ管理。チームやプロジェクトでのタスクはWunderlistでのクラウド管理をオススメする。
いろいろ試してみて導き出した管理方法なので、僕としては現状満足している。
しかし、自分に合ったタスク管理方法を見つける一番の方法は、「とにかく試してみる」ことに尽きる。
愚直に試してみて、どれが一番しっくり来るのか。どういう機能が欲しいのか。逆にどういう機能がいらないのか。それを体感することが大切だ。
人によって必要な機能、不要な機能、しっくりくるもの、こないものは微妙に異なる。でも、その微妙な違いが、日々使うものには影響が大きいのだ。
頭で全て記憶するのが最適な人もいるだろう。何なら、何も管理しないことが一番良いという方もいるだろう。だからこそ、自分自身で試して、使ってみることをぜひおすすめする。
そして、自分にあった最強のタスク管理方法を見つけていただきたい。その際はぜひ僕にも教えてほしい。僕も試してみたいと思う。
僕のタスク管理をめぐる旅はまだまだ続いている。（きまった）
では、今日はこれで。
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